Aviso de prácticas de privacidad

Información de contacto

Para obtener más información sobre nuestras prácticas de privacidad, para tratar preguntas o inquietudes, o para obtener copias adicionales de este aviso, comuníquese con nuestro Oficial de privacidad.

Nuestro deber legal

La ley nos exige proteger la privacidad de su información médica protegida (“información médica”). También se nos exige enviarle este aviso sobre nuestras prácticas de privacidad, nuestros deberes legales y sus derechos con respecto a su información médica.

Debemos seguir las prácticas de privacidad que se describen en este aviso mientras esté vigente. Este aviso entra en vigor en la fecha indicada en la parte superior de esta página y permanecerá vigente a menos que lo reemplacemos. Nos reservamos el derecho de cambiar en cualquier momento nuestras prácticas de privacidad y los términos de este aviso, siempre que dichos cambios estén permitidos por la ley aplicable. Nos reservamos el derecho de realizar cualquier cambio en nuestras prácticas de privacidad, y los nuevos términos de nuestro aviso se aplicarán a toda la información médica que mantenemos, incluida la información médica que creamos o recibimos antes de realizar el cambio en las prácticas.

Podemos modificar los términos de este aviso en cualquier momento. Si realizamos un cambio sustancial en nuestras prácticas de política, le proporcionaremos el aviso revisado. Todo aviso revisado tendrá vigencia para toda la información de salud que mantenemos. Se indicará la fecha de vigencia de un aviso revisado. Una copia del aviso vigente estará disponible en nuestras instalaciones y en nuestro sitio web. Usted puede solicitar una copia del aviso vigente en cualquier momento. Recopilamos y mantenemos información oral, escrita y electrónica para administrar nuestro negocio y para proporcionar productos, servicios e información de importancia para nuestros pacientes. Mantenemos medidas de protección físicas, electrónicas y de procedimiento en el manejo y mantenimiento de la información médica de nuestros pacientes, de acuerdo con las normas estatales y federales aplicables, para protegerla contra riesgos como la pérdida, la destrucción y el uso indebido.

Usos y divulgaciones de su información médica

Tratamiento: Podemos divulgar su información médica, sin su aprobación previa, a otro dentista o proveedor de atención médica que trabaje en nuestras instalaciones o que de otro modo le brinde tratamiento, con el propósito de evaluar su salud, diagnosticar afecciones médicas y proporcionar tratamiento. Por ejemplo, su información de salud puede divulgarse a un cirujano oral para determinar si se necesita una intervención quirúrgica.

Pago: Prestamos servicios dentales. Su información médica puede usarse para solicitar el pago a su plan de seguro o a usted. Por ejemplo, su plan de seguro puede solicitar y recibir información sobre las fechas en que usted recibió servicios en nuestras instalaciones, a fin de permitir que su empleador verifique y tramite su reclamación de seguro.

Operaciones de atención médica: Podemos usar y divulgar su información médica, sin su aprobación previa, para operaciones de atención médica. Las operaciones de atención médica incluyen:

• actividades de evaluación y mejora de la calidad de la atención médica;
• la revisión y evaluación del desempeño, las calificaciones y la competencia de los proveedores de atención dental, los programas de capacitación en atención médica, y las actividades de acreditación, certificación, licenciamiento y credencialización de proveedores;
• la realización o coordinación de revisiones médicas, auditorías y servicios legales, incluida la detección y prevención de fraude y abuso; y
• la planificación, el desarrollo, la gestión y la administración general del negocio, incluidos el servicio al cliente, la resolución de quejas y la facturación, la desidentificación de información médica y la creación de conjuntos de datos limitados para operaciones de atención médica, actividades de salud pública e investigación.

Podemos divulgar su información médica a otro proveedor dental o médico o a su plan de salud, con sujeción a las leyes federales de protección de la privacidad, siempre que el proveedor o el plan haya tenido una relación con usted y la información médica sea para las actividades de evaluación y mejora de la calidad de la atención, las actividades de evaluación y revisión de competencia y calificaciones, o la detección y prevención de fraude y abuso de dicho proveedor o plan de salud.

Su autorización: Usted (o su representante personal legal) puede darnos una autorización por escrito para usar su información médica o para divulgarla a cualquier persona con cualquier propósito. Una vez que usted nos dé autorización para divulgar su información médica, no podemos garantizar que la persona a quien se proporcione la información no la divulgue. Usted puede retirar o “revocar” su autorización por escrito en cualquier momento, salvo si ya hemos actuado con base en su autorización. Su revocación no afectará ningún uso o divulgación permitidos por su autorización mientras estuvo vigente. A menos que usted nos dé una autorización por escrito, no usaremos ni divulgaremos su información médica para ningún propósito distinto de los descritos en este aviso. Obtendremos su autorización antes de usar su información médica con fines de mercadeo, de recaudación de fondos o para uso comercial. Una vez otorgada la autorización, usted puede optar por no recibir estas comunicaciones en cualquier momento.

Familiares, amigos y otras personas que participan en su atención o en el pago de su atención: Podemos divulgar su información médica a un familiar, amigo o cualquier otra persona a quien usted haga participar en su atención o en el pago de su atención médica. Divulgaremos la información médica que sea pertinente para la participación de esa persona.

Podemos usar o divulgar su nombre, ubicación y estado general para notificar a una persona responsable de su atención, o para ayudar a una agencia pública o privada apropiada a localizarla y notificarla, en situaciones apropiadas, como una emergencia médica o durante labores de socorro en casos de desastre.

Le daremos la oportunidad de oponerse a estas divulgaciones, a menos que usted no esté presente o esté incapacitado, o que se trate de una situación de emergencia o de socorro en casos de desastre. En esas situaciones, usaremos nuestro criterio profesional para determinar si divulgar su información médica es lo más conveniente para usted dadas las circunstancias.

Productos y servicios relacionados con la salud: Podemos usar su información médica para comunicarnos con usted acerca de productos, beneficios y servicios relacionados con la salud, el pago de dichos productos y servicios, y alternativas de tratamiento.

Recordatorios: Podemos usar o divulgar información médica para enviarle recordatorios sobre su atención dental, como recordatorios de citas por correo postal de los EE. UU., correo electrónico y teléfono. Al proporcionarnos su dirección de correo electrónico, usted acepta que puede recibir recordatorios y notificaciones de violaciones de seguridad por correo electrónico como posible alternativa al correo postal de los EE. UU. Es política de nuestra oficina dejar un mensaje en cualquier buzón de voz o contestadora automática que pueda estar asociado a un número que usted nos proporcione (de casa, celular o trabajo). Si prefiere que NO dejemos un mensaje para confirmar el tratamiento o sus citas, notifíquenoslo por escrito.

Patrocinadores del plan: Si su cobertura de seguro dental es a través de un plan dental grupal patrocinado por un empleador, podemos compartir información de salud resumida con el patrocinador del plan.

Actividades de salud pública y de beneficio público: Podemos usar y divulgar su información médica, sin su permiso, cuando lo exija la ley y cuando la ley lo autorice, para los siguientes tipos de actividades de salud pública y de beneficio público;

• para fines de salud pública, incluido el reporte de enfermedades y estadísticas vitales, abuso infantil, abuso de adultos, negligencia o violencia doméstica;
• para evitar una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad;
• para la supervisión de la atención médica, como las actividades de los comisionados estatales de seguros, las autoridades de licenciamiento y de revisión por pares, y las agencias de prevención de fraude;
• para investigación;
• en respuesta a órdenes judiciales y administrativas y otros procesos legales;
• a funcionarios encargados de hacer cumplir la ley con respecto a víctimas de delitos y actividades delictivas;
• a médicos forenses, examinadores médicos, directores de funerarias y organizaciones de obtención de órganos;
• a las fuerzas armadas, a funcionarios federales para actividades legales de inteligencia, contrainteligencia y seguridad nacional, y a instituciones correccionales y autoridades encargadas de hacer cumplir la ley con respecto a personas bajo custodia legal; y
• según lo autoricen las leyes estatales de compensación laboral.

Protecciones especiales para los registros de SUD: Los registros de tratamiento de trastorno por consumo de sustancias (SUD) tienen protecciones reforzadas. No pueden usarse en procedimientos legales sin su consentimiento o una orden judicial.

Si el uso o la divulgación de información de salud descritos anteriormente en este aviso están prohibidos o sustancialmente limitados por otras leyes que se nos aplican, nuestra intención es cumplir con los requisitos de la ley más estricta.

Socios comerciales: Podemos divulgar su información médica a nuestros socios comerciales que realizan funciones en nuestro nombre o nos prestan servicios, si la información es necesaria para dichas funciones o servicios. Nuestros socios comerciales están obligados, en virtud de un contrato con nosotros, a proteger la privacidad de su información y no se les permite usar ni divulgar ninguna información salvo lo especificado en nuestro contrato.

Fines de notificación de violaciones de datos: Podemos usar su información de contacto para proporcionarle los avisos exigidos por la ley sobre la adquisición, el acceso o la divulgación no autorizados de su información de salud.

Restricciones adicionales sobre el uso y la divulgación: Ciertas leyes federales y estatales pueden exigir protecciones especiales de la privacidad que restringen el uso y la divulgación de cierta información de salud, incluida información sumamente confidencial sobre usted. La “información sumamente confidencial” puede incluir información confidencial conforme a las leyes federales que rigen los derechos reproductivos, información sobre abuso de alcohol y drogas e información genética, así como leyes estatales que a menudo protegen los siguientes tipos de información:

1. VIH/SIDA;
2. Salud mental;
3. Pruebas genéticas (de conformidad con GINA 2009);
4. Abuso de alcohol y drogas;
5. Enfermedades de transmisión sexual e información de salud reproductiva; y
6. Abuso o negligencia infantil o de adultos, incluida la agresión sexual.

Sus derechos

1. Usted tiene derecho a ver y obtener una copia de sus registros de salud.
2. Usted tiene derecho a modificar su información de salud.
3. Usted tiene derecho a solicitar un registro de divulgaciones que indique cuándo y por qué se compartió su información de salud para ciertos fines.
4. Usted tiene derecho a recibir un Aviso de prácticas de privacidad que le informe cómo se puede usar y compartir su información de salud.
5. Usted puede decidir si desea dar su autorización antes de que su información de salud pueda usarse o compartirse para ciertos fines, como el mercadeo. Es política de nuestra oficina NO vender ni divulgar su información a ninguna empresa externa ni a socios de negocios. Su información puede usarse, únicamente dentro de nuestra oficina, con el fin de presentarle ciertos productos o servicios que nuestro(s) dentista(s) o nuestro personal consideren que pueden representar un beneficio para usted, para su salud bucal o para su satisfacción con su sonrisa. Si desea optar por no recibir este nivel de servicio, preséntelo por escrito.
6. Usted tiene derecho a recibir su información de manera confidencial y a restringir ciertos métodos de comunicación.
7. Usted tiene derecho a restringir quién recibe su información.
8. Usted tiene derecho a solicitar que se haga una enmienda a sus registros de salud presentando la solicitud por escrito a nuestro oficial de privacidad. Su solicitud no garantiza la enmienda, pero sí garantiza que será revisada y considerada.
9. Si usted cree que se le están negando sus derechos o que su información de salud no está siendo protegida, puede:
   1. Presentar una queja ante su proveedor o su aseguradora de salud
   2. Presentar una queja ante el Gobierno de los EE. UU.
10. Derecho a optar por no participar en actividades de recaudación de fondos. Si desea optar por no participar en ningún programa de recaudación de fondos en el que nuestra oficina pueda participar, como caminatas contra el cáncer u otros programas de recaudación de fondos, puede hacerlo notificándonos mediante una solicitud por escrito para optar por no participar.

Quejas

Si le preocupa que podamos haber violado sus derechos de privacidad, o si no está de acuerdo con una decisión que tomamos sobre el acceso a su información médica, sobre la enmienda de su información médica, sobre la restricción de nuestro uso o divulgación de su información médica, o sobre cómo nos comunicamos con usted acerca de su información médica (incluida una comunicación de aviso de violación de seguridad), puede comunicarse con nuestro Oficial de privacidad para presentar una queja verbal o por escrito. También puede presentar una queja por escrito ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU., 200 Independence Avenue, SW, Room 509F, Washington, DC, 20201. Puede comunicarse con la línea directa de la Oficina de Derechos Civiles al 1-800-368-1019. Respaldamos su derecho a la privacidad de su información médica. No tomaremos represalias de ningún tipo si usted decide presentar una queja ante nosotros o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU.